Pred začetkom videosrečanja je potrebno preveriti nastavitve in omogočiti uporabo omenjenih možnosti. Do nastavitev videosrečanja dostopamo preko spletnega uporabniškega vmesnika Zoom (https://uni-lj-si.zoom.us/) v zavihku Settings.

Več si lahko ogledate v videogradivu Napredne nastavitve v spletnem okolju: https://digitalna.uni-lj.si/uporaba-zooma/#urejanje_nastavitev

Bela tabla (ang. Whiteboard) je funkcionalnost, ki omogoča, da učitelj deli tablo, po kateri lahko vsi udeleženci pišejo in tako sodelovalno ustvarijo gradivo. Za to je pa potrebno urediti naslednje nastavitve:

1. Učitelj mora v nastavitvah videosrečanja omogočiti uporabo bele table (ang. Whiteboard).

2. Ko je bela tabla omogočena, jo lahko med videosrečanjem učitelj deli s študenti. Potem, ko učitelj deli belo tablo, preveri ali je omogočeno pisanje tudi študentom. V kolikor se v spustnem seznamu More… prikaže možnost Enable Annotation for Others, kliknite nanjo in omogočite študentom sodelovanje na beli tabli.

3. Potem, ko učitelj deli belo tablo in je omogočil pisanje tudi študentom, lahko študenti dostopajo do orodne vrstice. Za prikaz orodne vrstice morajo študenti klikniti na možnost View Options na vrhu ekrana in izbrati možnost Annotate. Nato se jim prikaže vrstica z orodji, s katerimi lahko sodelujejo na beli tabli.

Da, vsi udeleženci videosrečanja lahko hkrati sodelujejo na beli tabli. Za to je potrebno urediti nastavitve, ki so opisane pri vprašanju Ali se da urediti nastavitve tako, da tudi študent pri upravljanu z belo tablo vidi orodno vrstico z ukazi (ang. Annotate)?. Naj vas opozorimo, da študenti, ki so priključeni na videosrečanje preko spletne verzije Zoom-a ne bojo imeli možnosti sodelovanja na beli tabli, kljub urejenim nastavitvam. Priporočamo, da študente opozorite, naj uporabljajo namizno verzijo Zoom-a.

Če želimo, da vsi udeleženci v videosrečanju delijo svoj zaslon je potrebno to omogočiti v nastavitvah pred pričetkom videosrečanja.

Potem mora učitelj znotraj videosrečanja omogočiti deljenje več ekranov hkrati, tako, da klikne na puščico ob ikoni Share Srceen ter omogoči možnost Multiple participants can share simultaneously.

Vsi študenti lahko sedaj delijo svoje ekrane, učitelj pa lahko hkrati vidi samo en deljen zaslon oz. največ dva, če uporablja dodaten ekran (na vsakem ekranu lahko vidi en deljen zaslona študenta). Lahko pa preklaplja med zasloni, ki jih delijo študenti. Do seznama študentov, ki delijo svoj ekran, lahko dostopamo preko možnosti View Options na vrhu ekrana, kjer se na dnu spustnega seznama prikažejo imena študentov. Med zasloni preklapljamo tako, da kliknemo na ime študenta, katerega zaslon želimo videti.

V tem primeru lahko uporabite registracijo udeležencev, ki jo omogoča Zoom. To lahko uredite v obrazcu za načrtovanje videosrečanja vnaprej (pri tem si lahko pomagate z vodičem na povezavi: http://ior.ad/7hOj). Sami lahko določite, katere podatke naj udeleženec izpolni ob prijavi. Pri tem lahko izbirate med dvema možnostima:

1) udeležencu se takoj po registraciji izpiše povezava in potrebni podatki za priključitev k videosrečanju, poleg tega registrirani udeleženci tudi na naveden e-naslov (težave z gmail računom je odpravljena) dobijo podatke o priključitvi na srečanje – organizatorju ni potrebno potrjevati registriranih udeležencev;

2) po tem, ko se udeleženec registrira, organizator mora potrditi njegovo registracijo, na kar udeleženec prejme povezavo in potrebne podatke za priključitev k videosrečanju na e-naslov (težave z gmail računom je odpravljena), ki ga je navedel pri registraciji.

Težavo s sporočili lahko rešimo tako, da organizator preko seznama vseh registriranih udeležencev dostopa do e-naslovov udeležencev in prilagojenega sporočila z dostopnimi podatki za vsakega registriranega udeleženca. Sporočilo in e-naslov lahko organizator kopira in ga pošlje preko npr. lastnega e-naslova.

Udeleženci so v sporočilu oz. po registraciji obveščeni, da dobljene povezave ne smejo deliti naprej, saj so prejeli “osebno” povezavo do videosrečanja. To pomeni, da je povezava generirana na podlagi podanih podatkov pri registraciji in kdorkoli se bo prijavil preko te povezave, bo v videosrečanje vpisan z imenom in priimkom podanim pri registraciji. Kar pomeni, da ima udeleženec še vedno možnost delitve povezave naprej, vendar bo tisti, kateremu je bila povezava posredovana, vpisan v videosrečanje z imenom registriranega udeleženca.

V primeru registracije v videosrečanje se bodo morali udeleženci priključiti preko namizne ali mobilne aplikacije in ne preko spletne verzije Zooma (zato je potrebno uporabnike opozoriti, da ne uporabljajo spletne različice orodja). V kolikor imate omogočeno registracijo, vam Zoom po zaključku videosrečanja omogoča tudi dostop do seznama prisotnih udeležencev.

Za organiziranje konferenc obstaja posebna licenca videokonferenčnega sistema Zoom. Z licenco, ki jo uporabljamo znotraj UL (Education license), lahko še vedno organiziramo konferenco, ampak z nekaterimi omejitvami. Videokonferenčni sistem Zoom z UL licenco omogoča, da udeleženci sami izberejo, v katero od sob (Breakout room) se bodo priključili in imajo možnost prehajanja iz ene sobe v drugo. Tukaj lahko pride do težav v primeru, če udeleženci nimajo posodobljene verzije Zooma in prav tako, če se na videosrečanje priključijo preko spleta. Ti udeleženci ne bodo imeli možnosti samodejne izbire sob in prehajanja med sobami, kar pomeni, da jih boste morali sami ročno dodeliti v sobe (kar se lahko hitro zakomplicira). Znotraj sob udeleženci vidijo imena in priimke (oz. imena, s katerimi se prijavijo v videosrečanje) prisotnih.

V tem primeru vam predlagamo, da za posamezno sekcijo načrtujete ločeno videosrečanje in udeležencem pošljete povezave tako do skupnega srečanja (kjer je potrebna registracija), kot do posameznih sekcij. Na primer, v prvem delu, ki je skupen za vse, imate načrtovano eno videosrečanje, za katerega udeleženci dobijo povezavo ob registraciji (omenjeno zgoraj pri 1. vprašanju). Znotraj tega videosrečanja lahko potem udeležence s pomočjo Breakout Rooms razdelite v skupine po npr. dva in omejite delo v skupinah na npr. 10 min.

Povezave do posameznih srečanj v sekciji lahko npr.:

– pošljete udeležencem v prilagojenem sporočilu po registraciji (tako bodo po registraciji dobili v sporočilu povezavo do glavnega srečanja in dodatno povezave do posameznih sekcij).

– pošljete udeležencem dokument s povezavami do posamezne sekcije (vsaka sekcija predstavlja eno načrtovano videosrečanje v Zoom-u), ko zaključite skupinski del kar preko deljenega zaslona, preko klepeta v Zoom-u, preko e-pošte ipd. Tako si lahko udeleženci sami izberejo, katere sekcije se bodo udeležili, prav tako imajo možnost prehajanja iz ene sekcije v drugo.

Videokonferenčni sistem Zoom nam omogoča shranjevanje anonimnih odgovorov ankete. Anonimnost uredimo pri dodajanju vprašanj v anketo, kjer označimo oz. obkljukamo možnost Anonymous. Po zaključku videosrečanja se odgovori ankete shranijo v naš spletni uporabniški vmesnik (https://uni-lj-si.zoom.us/) v zavihku Reports (Meeting -> izberemo Poll Report -> izberemo datum izvedbe srečanja -> kliknemo na Search -> ob izbranem srečanju kliknemo na Generate -> kliknemo Download). Poročilo ankete lahko shranimo na svoj računalnik v formatu csv, katerega lahko tudi natisnemo.

Več si lahko ogledate v videogradivu Poročilo o reševanju anket: https://digitalna.uni-lj.si/uporaba-zooma/#ankete

Do posodobitev namizne aplikacije Zoom lahko dostopate preko profilne slike desno zgoraj, kjer izberete možnost Check for Updates.

Pri tem vam je lahko v pomoč videogradivo Posodobitev aplikacije: https://digitalna.uni-lj.si/uporaba-zooma/#prvi_koraki

Potem, ko delite svoj prezentacijo v video oknu, torej tam kje se pokaže vaša slika imate gumbek View, vi in vsi udeleženci si tam nastavite na Speaker view (tega pogleda se ne da vsiliti vsem, vsak mora narediti to zase) če ste v celozaslonskem načinu ali Side-by-side: Speaker, če niste v celozaslonskem načinu. Okno govorca lahko poljubno povečate.

Priporočamo vam, da si aplikacijo naložite in uporabljate namizno (desktop) različico, saj je spletna verzija bolj okrnjena glede funkcionalnosti, ki jih ponuja videokonferečni sistem Zoom, tako iz vidika učitelja kot študenta. Namizna verzija Zoom-a se redno posodablja, zato vam svetujemo, da spremljate posodobitve, prav tako to svetujemo tudi študentom. V primeru, da imate s študenti različne verzije Zooma, se lahko zgodi, da nekatere aktivnosti znotraj videosrečanja študenti ne bodo mogli opraviti (npr. reševanje anket, razvrščanje v breakout room, deljenje datotek preko klepeta, pošiljanje privatnih sporočil). Enako se lahko zgodi, če nekateri študenti uporabljajo spletno verzijo Zoom-a.

Več si lahko ogledate v videogradivu Spletna vs. namizna aplikacija: https://digitalna.uni-lj.si/uporaba-zooma/#prvi_koraki

Desktop različica uporabniškega računa Zoom omogoča urejanje le nekaterih nastavitev. Spletna verzija uporabniškega računa Zoom pa omogoča še dodatne nastavitve.
Primer: V obrazcu za načrtovanje videosrečanja vnaprej spletna verzija omogoča par nastavitev več (npr. ponavljanje videosrečanja, registracija), ki jih obrazec v namizni verziji ne vključuje.

Več o tem si lahko ogledate v videogradivih Urejanje nastavitev: https://digitalna.uni-lj.si/uporaba-zooma/#urejanje_nastavitev

Priporočamo, da študenti uredijo uporabniški račun, saj v nasprotnem primeru jim ni omogočena uporaba npr. anket, deljenje datotek preko klepeta, nekatere funkcionalnosti breakout room-a ipd. Prav tako je bolj priporočljivo, da študenti uporabljajo namizno verzijo, zaradi rednega posodabljanja orodja, ki prinaša nove funkcionalnosti.

Videosrečanje lahko snemajo tudi udeleženci, če jim to omogočimo in uredimo v nastavitvah v spletni verziji uporabniškega računa.
V kolikor pri načrtovanju videosrečanja omogočite avtomatsko snemanje in izberete shranjevanje videoposnetka v oblak (in the cloud), vam videosposnetek shrani v oblak, ki ga ponuja videokonferenčni sistem Zoom. Do njega lahko dostopate na spletni verziji vašega uporabniškega računa. Pri posameznem videoposnetku imate možnost klika na gumb Share, ki vam ponudi urejanje nastavitev deljenja videoposnetka, med drugim tudi onemogočenje izvoza videoposnetka.
Udeleženci lahko snemajo vaše videosrečanje le lokalno, kar pomeni, da se jim bo posnetek shranil na njihov računalnik (shranjevanje v oblak ni možno, saj ni nujno, da ima udeleženec licenčni uporabniški račun, ki omogoča uporabo Zoom oblaka). Ko imamo v nastavitvah omgočeno to možnost, se poslušalcem v orodni vrstici znotraj videosrečanja prikaže ikona snemanja, vendar še vedno nimajo možnosti snemanja, dokler jim gostitelj znotraj videosrečanja tega ne omogoči. V tem primeru se poslušalcem prikaže obvestilo, naj za dovoljenje snemanja poprosi gostitelja. Gostitelj lahko posameznemu udeležencu znotraj videosrečanja omogoči snemanje tako, da odpre seznam udeležencev (Participants) in pri imenu udeleženca, kateremu želi omogočiti snemanje, klikne na možnost More, kjer v spustnem seznamu izbere Allow to Record. Naj opozorimo, da udeleženci, ki se na videosrečanje priklučijo preko spletne verzije Zoom-a, jim snamenje ne bo omogočilo, tudi, če uredimo vse zgoraj naštete nastavitve.

Več o snemanju si lahko ogledate v videogradivu Snemanje: https://digitalna.uni-lj.si/uporaba-zooma/#snemanje

Če posnetke videosrečanj shranjujete na računalnik, jih žal potem ni možno prenesti v Zoom oblak. Lahko jih pa prenesete v drug oblak, na primer OneDrive, do katerega imate dostop z UL ID in študentom posredujete povezavo do videosponetka. V tem primeru ne moremo preprečiti, da študenti videoposnetka ne prenesjo na svoj računalnik.

Company domain je domena organizacije znotraj katere uporabljamo Zoom lincenco. Vsi, ki uporabljamo licenco Univerze v Ljubljani, smo v isti organizaciji in uporabljamo skupno domeno, ki se ujema z našimi e-naslovi.

Ob prijavi v videokonferenčni sistem Zoom z univerzitetno digitalno identiteto je tako potrebno vnesti domeno Univerze v Ljubljani: uni-lj-si.

V kolikor gostitelj za organizacijo srečanja uporablja svoj univerzitetni dostop do Zooma, je srečanje omejeno na 300 udeležencev. Če ste na srečanju to številko presegli in pričakujete, da bo naslednjič tudi presežena, vam svetujem, da vklopite tudi »streamanje« oz. predvajanje dogodka v živo še na npr. Youtubu, Facebooku ipd.

Z licenco za Zoom na UL imamo omejitev števila udeležencev na srečanju na 300, kar sami ne moremo povečati.

Če gostitelj ne organizira srečanja preko univerzitetnega računa, ampak z računa, kjer uporablja brezplačno licenco, potem je srečanje omejeno na 100 udeležencev. Z brezplačno licenco žal nimamo možnosti povečanja števila udeležencev in tudi streamanje oz. predvajanje dogodka »v živo« preko kakšnega drugega kanala (Youtube, Facebook) ni mogoče.

Pri uporabi univerzitetne licence Zoom-a je čas trajanja neomejen, zato preverite ali res uporabljate licenčni Zoom:

1. V primeru, če še niste prevzeli univerzitetne licence, to storite na strani https://uni-lj-si.zoom.us/. Pri tem si lahko pomagate z videovodičem na povezavi: https://digitalna.uni-lj.si/uporaba-zooma/#prvi_koraki.
2. Preverite ali ste v Zoom vpisani s pravi uporabniškem računom – če kliknete na ikono svojena profila, bi morali videti svoj službeni e-naslov in ikono LICENSED.

V tem primeru lahko predavateljem posredujemo Meeting ID in Passcode, v kolikor ga omogočimo pri načrtovanju videosrečanja. V tem primeru se predavatelji pridružijo s vpisom Meeting ID-ja in Passcode-a neposredno v Zoom aplikacijo in ne preko povezave, saj ta pelje do registracije.